1. Termos de Busca e Abrangência
Quais termos de busca devemos monitorar?
A partir de uma “anamnese” descrevemos a estrutura de negócio do cliente com palavras-chaves organizadas por categorias.
Exemplos: Nome dos Produtos, Processos Produtivos, Leis ou Normas
Qual é a abrangência geográfica? Precisamos monitorar informações em nível federal, estadual (quais estados, como RJ, SP, MG e etc.) ou municipal?
Nesta etapa buscamos compreender quais são as localidades que impactam o cliente.
Exemplos: Lista de municípios que o cliente tem fábrica.
2. Mapeamento de Stakeholders, Canais e Tipos de Informações
Quais são os stakeholders que impactam o negócio que precisam ser monitorados?
Nesta etapa buscamos compreender quem são os stakeholders, sejam institucionais ou pessoas físicas de alta relevância cujo posicionamento técnico ou político possuem impacto no negócio do cliente, sejam como influenciadores, reguladores e etc.
Quais são os canais ou fontes de informação de interesse que estes stakeholders utilizam para se comunicar?
Os stakeholders publicam informações através de canais, como sites das câmaras legislativas, diários oficiais, portais de notícias e assim por diante. Neste ponto, precisamos identificar quais canais que vamos monitorar para cada um dos stakeholders.
Exemplo: Site de notícias do Ministério da Saúde, publicação no Twitter da OMS, Site de Monitoramento de Projeto de Lei da Câmara dos Deputados
Que tipo de publicação interessa? (Ex: editais de licitação, concessões, notícias, projetos de lei e etc.).
Para cada canal de informação, o stakeholder institucional publica diversos tipos de documentos
Exemplo: Para o ministério da Saúde, coletar as atas da diretoria colegiada
3. Organização e Envio das Informações
Como as informações devem ser organizadas?
Uma vez que as informações foram coletadas, é necessário organizá-las de forma que façam sentido para os responsáveis que tomarão decisões em resposta à essas informações. Logo, para fazer uma redução da dimensão das informações, é importante definir os objetos que estão sendo geridos pelo time. Geralmente, essas informações nós extraímos a partir de uma escuta atenta de como o cliente costuma descrever o negócio dele, pois, intuitivamente, as pessoas já fazem esse tipo de operação semântica na comunicação diária. O que estamos fazendo aqui é apenas explicitar o que é naturalmente implícito, gerando uma referência para inteligência artificial se comunicar nos mesmos termos que o cliente.
Exemplos: Temas, Contratos, Oportunidades, Processos Administrativos, Empresas e etc
Receptores das Informações?
Para cada tipo de informação relevante encontrada, precisamos enviar para as pessoas corretas com poder de decisão dentro da organização para que a informação se torne acionável. Logo, neste ponto, listamos quem são as pessoas dentro da organização que irão receber a informação. Exemplo: Analista regulatório irá receber publicações sobre atualizações do processo de atualização do registro dos produtos, área de relgov irá receber atualizações dos projetos de leis acompanhados e etc.
Qual o canal de envio?
Para cada tipo de informação encontrada, precisamos endereçar as informações em um canal e formato específico. Em alguns casos serão alertas por Whatsapp, outros emails e etc.
Exemplo: WhatsApp, e-mail e etc
Com qual periodicidade você gostaria de receber essas informações?
Para cada canal, definimos uma taxa de envio das informações.
Exemplo: Duas vezes ao dia, uma vez ao dia, uma vez por semana
4. Ponto Focal, Atualização do Monitoramento e Ajustes Operacionais
Quem será o ponto focal para alinhamentos operacionais?
O monitoramento precisa acompanhar a evolução estratégica do cliente, logo, é importante definir quem são as pessoas dentro do cliente que irão trazer feedbacks sobre as informações enviadas, assim como, informar as atualizações estratégicas para que os robôs sejam atualizados.
Exemplo: Grupo de trabalho 1 - Pessoa A irá se reunir uma vez por semana com o time responsável pela gestão dos robôs e análise de informações.
5. Expectativas adicionais:
Outras informações sobre a expectativa do cliente irão aparecer durante a conversa. Costumamos listar essas informações nesta seção para utilizá-las quando necessário.