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O monitoramento é a primeira etapa e mais essencial da estrutura de utilização do Sigalei. É nessa etapa que o usuário irá começar a sua utilização e acessar as informações iniciais e cotidianas. As próximas etapas da gestão de risco político e regulatório - analisar, compartilhar e medir - dependem diretamente da boa realização de sua base, a primeira etapa, monitorar. 

Dentro do Sigalei, temos funcionalidades correspondem à essa etapa: a Busca, o Radar e as Atualizações. Essas funcionalidades têm como função encontrar os mais variados itens do seu interesse e  monitorar as proposições, atos e discursos. 

Porém, apenas encontrar e acompanhar essas informações não é o suficiente. É preciso que haja uma organização e classificação delas, dentro de cada área de atuação da organização. Por isso, os temas estruturam todas as etapas da gestão de risco político e regulatório, e é através do monitoramento que esses temas serão alimentados de informações, que posteriormente, nas demais etapas, irão se tornar inteligência. 

Para facilitar a visualização do que é a etapa de monitoramento dentro do Sigalei, sugerimos um fluxo e um tour pelas principais funcionalidades do sistema. Esse fluxo começa com um novo usuário, que irá utilizar pela primeira vez o Sigalei e também esclarece como é o ideal de utilização pensado para a plataforma. Quando seguimos o ideal proposto, garantimos a melhor utilização dos recursos do sistema, justamente porque iremos seguir a forma como eles foram pensados e projetados. 

Do básico passamos para o avançado, e para fluxos menos convencionais, mas quando o usuário tem claro esse primeiro momento na plataforma, conseguimos otimizar sua utilização e garantir que ele extraia o máximo que pode da plataforma.
 

Como realizar o monitoramento?

1. TEMA 

Os temas de uma organização são o coração do monitoramento e das demais fases da gestão de risco político e regulatório. Considerando a classificação hierárquica das funcionalidades da plataforma, o tema seria a mais fundamental e central.

Em um paralelo, os temas são como caixas de organização dos dados monitorados. Realizar essa organização de maneira eficaz, é garantir que as demais ferramentas pertinentes as outras fases do framework serão utilizadas. 

Os temas podem se adaptar a necessidade de cada tipo de organização. E eles são divisões estruturadas que representam os grandes centros de atuação e de impacto para a organização. Quando a equipe realiza o mapeamento dos temas que serão criados na plataforma, ela está realizando uma organização de áreas sensíveis para a operação. 

Os temas serão alimentados por informações que serão extraídas da busca e do radar. Por isso, ao definir os temas que irão estruturar e acomodar as informações acompanhadas pelas equipes é possível dividir entre os membros qual acesso eles terão a cada dos temas criados. Em grandes times, essa possibilidade auxilia os usuários no acesso às informações e manipulação dos dados de cada um dos temas de que participam.  

2. RADAR

O radar é uma ferramenta de monitoramento automatizada, que tem como objetivo capturar e entregar para o usuário novas proposições, atos e discursos que impactam a organização, de acordo com as palavras-chave colocadas em cada tema. Com a configuração dessas palavras, são definidas os principais eixos de cada tema que podem impactar a sua organização. No Sigalei temos dois tipos de radares: o legislativo e o executivo, o primeiro captura as proposições de casas estaduais e do congresso nacional e os discursos; o segundo captura atos do DOU. 

Os radares são vinculados à um determinado tema. Quando ele apresentar suas
capturas, o usuário irá analisar as capturas e seu adequamento ao tema que ele está monitorando. Quando a captura for relevante, ela pode ser seguida e alocada em um dos temas. Já na tela do radar pode-se classificar o impacto e a posição com relação ao item, assim como colocar tags para a identificação. 

Como o radar depende da boa configuração das palavras-chave, a escolha de elementos muito amplos e pouco específicos gera uma grande quantidade de capturas com baixa taxa de conversão, ou seja, nenhuma relevância para o tema. Para auxiliar na configuração do radar e evitar esse problema, cada radar tem um indicador de qualidade, que irá informar ao usuário sobre as quantidade das capturas (baseado nos dados do último ano por palavra-chave) e conforme o usuário utiliza e segue as proposições que o radar capturou, o nível de captura no indicador irá sendo atualizado. Dessa forma, uma taxa de conversão baixa indica que o usuário deve reconfigurar seu radar. Além disso, cada radar tem um limite de 30 palavras. 

Após configurado os radares, são enviados emails periódicos com as novas capturas. Assim é possível realizar o monitoramento de forma constante. Esses emails podem ser configurados por temas, dessa forma, se um tema tem maior impacto e relevância pode-se receber emails com maior frequência, personalizando a forma de acompanhar os dados.

3. BUSCA

No monitoramento, há duas principais formas de acessar as proposições e suas decorrências: busca e radar. A primeira, a busca, a partir da palavra chave e dos filtros a serem aplicados, é possível realizar uma varredura de todas as proposições que contenham a palavra pesquisada. O segundo é o radar, em que é possível monitorar todas as futuras proposições, que tiverem a palavra configurada para mantê-la em seu radar, como falamos acima. Assim, garantindo que tanto aquilo que já foi proposto quanto aquilo que possa vir a ser proposto estejam dentro do acompanhamento realizado. Ambas as funcionalidades de busca e de radar estão ligadas às palavra-chaves, já as atualizações são relacionadas especificamente às proposições que o usuário acompanha. 

Radar e busca são formas de acompanhar diversas variáveis dentro do monitoramento. Quando esses dois mecanismos são utilizados com acurácia, o usuário garante que está ciente de todos os possíveis riscos para seu negócio ou cliente. 

4. AGENDA

Na agenda, estão detalhadas as principais atividades referentes as proposições que são acompanhadas pela organização. No calendário, presente na tela principal do Sigalei, são indicadas as reuniões de comissões, o assunto a ser debatido, além de informações sobre o local e horário de realização. Os dados são organizados por tema e é possível exportá-los.

A agenda proporciona o monitoramento das proposições e tramitações, mas também é um passo importante para a tomada de ação por parte das organizações. Ela permite que haja um planejamento sobre aquilo que é relevante e resulta em uma atuação direta junto com o poder político. 

Os dados da agenda são enviados para o email dos usuários (conforme a configuração da periodicidade e temas das notificações que eles realizam). Nas sextas-feiras é enviado uma pré-agenda informando os eventos da semana. 

#DICA_SIGALEI

A próxima fase do nosso framework de gestão de risco político e regulatório, é analisar. Veja aqui:

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